Digitale Meldestelle (Hinweisgebersystem)

Integrität, Rechtskonformität und ein respektvolles Miteinander sind wesentliche Grundlagen unseres unternehmerischen Handelns. Über unser Hinweisgebersystem können Sie vertraulich auf mögliche Verstöße aufmerksam machen.

Wer kann Hinweise abgeben?

Hinweise können insbesondere abgegeben werden von:

  • Mitarbeitenden (einschließlich ehemaliger Mitarbeitender)
  • Bewerberinnen und Bewerbern
  • Praktikantinnen und Praktikanten
  • Dienstleistern, Lieferanten und deren Beschäftigten
  • Sonstigen Personen, die in beruflichem Zusammenhang mit unserem Unternehmen stehen

Welche Sachverhalte können gemeldet werden?

Das Hinweisgebersystem dient der Meldung von schwerwiegenden Regel- oder Rechtsverstößen, zum Beispiel:

  • Korruption, Bestechung oder Betrug
  • Verstöße gegen Datenschutz- oder Informationssicherheitsvorschriften
  • Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorschriften oder das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz
  • Umwelt-, Arbeitsschutz- oder Produktsicherheitsverstöße
  • sonstige erhebliche Verletzungen von gesetzlichen Vorschriften oder internen Richtlinien

Für allgemeine Beschwerden, Reklamationen oder Kundenanliegen wenden Sie sich bitte weiterhin an die bekannten Kontaktadressen.

Wie können Hinweise abgegeben werden?

Sie können Hinweise über unsere digitale Meldestelle abgeben, über das Online-Portal unter folgendem Link:
https://ebalta.meldestelle.compliance-center.eu/

Die Meldung kann auf Wunsch auch anonym erfolgen. Bitte geben Sie in diesem Fall so viele konkrete Informationen wie möglich, damit der Sachverhalt geprüft werden kann.

Vertraulichkeit und Schutz von Hinweisgebern

Alle Hinweise werden streng vertraulich behandelt. Die Identität von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie von in der Meldung genannten Personen wird im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben geschützt und nur den Personen offengelegt, die mit der Bearbeitung des Falls befasst sind.

Benachteiligungen oder Repressalien gegen Personen, die in gutem Glauben einen Hinweis abgeben, werden nicht geduldet. Zuwiderhandlungen können selbst arbeits- oder disziplinarrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ablauf der Bearbeitung

  1. Eingangsbestätigung: Nach Eingang einer Meldung über die eingerichtete Meldestelle wird der Eingang der hinweisgebenden Person spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen bestätigt. Die Bestätigung erfolgt über den jeweils genutzten Meldekanal. Bereits zu diesem Zeitpunkt wird sichergestellt, dass die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie etwaiger in der Meldung genannter Personen gewahrt bleibt. Zugriff auf die Meldung erhalten ausschließlich die hierfür ausdrücklich benannten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen.
  2. Relevanzprüfung: Im Anschluss an die Eingangsbestätigung erfolgt eine erste inhaltliche Prüfung der Meldung (Relevanzprüfung). Dabei wird insbesondere bewertet, ob der geschilderte Sachverhalt in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, ob der persönliche Anwendungsbereich gegeben ist und ob die vorliegenden Informationen für eine weitere Bearbeitung ausreichen. Sofern erforderlich, können über das geschützte Kommunikationssystem ergänzende Informationen bei der hinweisgebenden Person angefragt werden. Die Relevanzprüfung dauert in der Regel etwa zwei Wochen.Unabhängig vom Ergebnis der Relevanzprüfung wird die hinweisgebende Person über das Prüfergebnis informiert.
  3. Untersuchung und Sachverhaltsaufklärung: Sofern die Meldung als relevant eingestuft wird, wird eine interne Untersuchung eingeleitet. Die Sachverhaltsaufklärung erfolgt durch die hierfür zuständige Stelle bzw. den verantwortlichen Auftraggeber innerhalb der Organisation. Umfang und Dauer der Untersuchung richten sich nach Art, Komplexität und Tragweite des jeweiligen Sachverhalts und sind daher variabel.
    Im Rahmen der Untersuchung können Unterlagen ausgewertet, interne Abläufe überprüft und, unter Wahrung der Vertraulichkeit und datenschutzrechtlicher Vorgaben, Gespräche mit betroffenen oder sachkundigen Personen geführt werden. Dabei wird stets darauf geachtet, dass die Rechte aller Beteiligten, insbesondere das Recht auf Anhörung und ein faires Verfahren, gewahrt bleiben.
  4. Bewertung und Folgemaßnahmen: Nach Abschluss der Prüfung und gegebenenfalls der Untersuchung wird auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse über geeignete Folgemaßnahmen entschieden. Art und Umfang der Maßnahmen richten sich nach der Schwere und den Auswirkungen des gemeldeten Vorfalls. Es können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, insbesondere, jedoch nicht abschließend, folgende:
      • Disziplinarmaßnahmen und Sanktionierung von Mitarbeitenden
      • Strafrechtliche Schritte
      • Zivilrechtliche Schritte
      • Organisatorische Maßnahmen
  5. Rückmeldung an die hinweisgebende Person: Unabhängig vom Ausgang des Verfahrens erhält die hinweisgebende Person spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung über den Stand des Verfahrens beziehungsweise über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen. Sofern zum Zeitpunkt der Rückmeldung noch keine abschließende Bewertung möglich ist, wird über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert. Die Rückmeldung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und darf keine Informationen enthalten, die laufende Untersuchungen beeinträchtigen oder schutzwürdige Interessen Dritter verletzen.

Datenschutz

Bei der Nutzung des Hinweisgebersystems werden personenbezogene Daten verarbeitet. Informationen zur Datenverarbeitung, zu Ihren Rechten als betroffene Person und zu unseren Kontaktmöglichkeiten finden Sie in den gesonderten Datenschutzhinweisen für das Hinweisgebersystem:
https://ebalta.com/datenschutzerklaerung/